Im Zusammenhang mit COVID-19 erreichen uns vermehrt Anfragen, inwieweit anstehende Audits verschoben werden können.

DeuZert hat sich als akkreditierte Zertifizierungsstelle grundsätzlich an die Vorgaben der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) zum Handling von Kundenaudits unter den besonderen Bedingungen von COVID-19 zu halten. https://www.dakks.de

DeuZert ist hierzu angehalten, das IAF Dokument IAF ID3:2011 für das Management von außerordentlichen Ereignissen oder Umständen anzuwenden. Unter Beachtung des nachfolgend beschriebenen Verfahrensablaufs sind Verschiebungen anstehender 1. Überwachungsaudits bis max. 6 Monate, anstehender anderer Überwachungsaudits bis zum Jahresende 2020 und anstehender ReZertifizierungsaudits ebenfalls bis max. 6 Monate möglich. Dabei müssen jedoch die vorhandenen Auditorenkapazitäten bei DeuZert Berücksichtigung finden.

1) Es ist in jedem Fall ein schriftlicher Antrag auf Auditverschiebung mit einer nachvollziehbaren Begründung bei DeuZert VOR dem regulären Fristablauf zur Durchführung des jeweiligen Audits einzureichen.

2) Dabei sollen folgende Fragen beantwortet werden:

• Wann wird die Organisation in der Lage sein, normal zu funktionieren?
• Wann wird die Organisation in der Lage sein, Produkte zu liefern oder die im Rahmen des gegenwärtigen Zertifizierungsbereichs definierten Dienstleistungen zu erbringen?
• Muss die Organisation alternative Herstellungs- und/oder Vertriebsstandorte nutzen? Wenn ja, sind diese derzeit durch die aktuelle Zertifizierung abgedeckt oder müssen sie evaluiert werden?
• Entspricht der vorhandene Bestand noch den Kundenspezifikationen oder wird die zertifizierte Organisation ihre Kunden bezüglich möglicher Zugeständnisse kontaktieren?
• Wenn die zertifizierte Organisation nach einem Managementsystemstandard zertifiziert ist, der einen Notfallwiederherstellungsplan oder einen Notfallplan erfordert, hat die zertifizierte Organisation diesen Plan umgesetzt und war er wirksam?
• Werden einige der durchgeführten Prozesse und/oder Dienstleistungen oder ausgelieferten Produkte an andere Organisationen per Unterauftrag vergeben? Wenn ja, wie werden die Aktivitäten der anderen Organisationen von der zertifizierten Organisation kontrolliert?
• Inwieweit wurde der Umsetzung des Managementsystems beeinträchtigt?
• Hat die zertifizierte Organisation eine Folgenabschätzung durchgeführt?
• Identifizierung von alternativen Stichproben, falls erforderlich.

3) Zusätzlich sind relevante Unterlagen zum wirksamen Managementsystem einzureichen. Das sind mindestens eine dokumentierte, aktuelle Managementbewertung, der Stand der Realisierung des internen Auditprogramms mit exemplarischen Berichten durchgeführter interner Audits, der Stand der Bearbeitung von notwendigen Korrekturmaßnahmen am Managementsystem mit exemplarischen Beispielen und sonstige Dokumente/ Nachweise über erfolgte Inspektionen o.ä. (selbst oder durch Dritte).

4) DeuZert entscheidet auf dieser Grundlage über das weitere Vorgehen. Bei einer Auditverschiebung erhält der Kunde eine entsprechende schriftliche Bestätigung über die Aufrechterhaltung der Zertifizierung.

Die Fachliche Leitung von DeuZert GmbH